sábado, 11 de enero de 2014

Colocar mensajes en carpetas de Outlook



En una entrega anterior se mostró como crear carpetas en outlook, y ahora vamos a conocer la utilidad de estas,. Su principal uso tiene que ver con la organización; si somos de las personas que recibimos muchos mensajes de correo electrónico diariamente, nos encontraremos con una bandeja de entrada saturada cada vez que la revisemos, y es mucho más sencillo que los mensajes lleguen directo a una carpeta especifica según su importancia.
Colocando cada outlook email en un grupo específico nos hará más sencilla la tarea de revisar y encontrar lo que buscamos. Así que comenzaremos con lo más sencillo. Si solo queremos mover uno o dos mensajes o tal vez un pequeño grupo de ellos, es posible hacerlo de forma manual de la siguiente manera:
Ubicados en la bandeja de entrada de outlook email, localizamos el mensaje que deseamos mover. Luego lo seleccionamos con el ratón, sin soltar el botón, y lo llevamos arrastrando hasta la carpeta  deseada y después simplemente lo soltamos. Como se mencionó antes esto solo funciona para un par de mensajes, si tenemos que mover son cientos, resultaría demasiado tedioso, así que la mejor idea es dejar que outlook lo haga por nosotros.
Para dejar que outlook se encargue de esto, solo es necesario programarlo, e indicarle en que carpeta debe colocar cada mensaje de la siguiente manera:
1. Ir a Opciones/Más opciones de configuración de correo.
2. Luego en el grupo de Personalización de Outlook, hacemos clic en Reglas para ordenar nuevos mensajes. Y escogemos Nuevo.

En el Paso 1: Especificamos las características de los mensajes a los que queremos que se apliquen las reglas. Se pueden escoger los correos entrantes desde una dirección o usuario determinado. Existen además otras opciones.
En el Paso 2: Indicamos que deseamos Mover a carpeta nueva, y seleccionamos la carpeta deseada. Al finalizar solo hacemos clic en Guardar para que los cambios sean aplicados.
Habiendo hecho lo anterior no tenemos que preocuparnos más, los mensajes ira, automáticamente a la carpeta que hayamos indicado, y podemos crear cuantas reglas sean necesarias para ayudarnos a mantener nuestra bandeja de entrada despejada.

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